中小企業のための
DX 業務棚卸しワークブック

このワークブックの使い方

「DX しなきゃ」と分かっていても、何から手をつけるかで詰まる。これは、多くの中小企業に共通する詰まり方です。

理由はシンプルで、自社の業務がどうなっているかを、まだ言葉にできていないからです。

ベンダーや SaaS の話を聞いても、自社業務の地図がないと、それが自分に必要なものかが判断できません。だから「とりあえず聞く」「とりあえずデモを見る」が続いて、決まりません。

このワークブックは、自社業務の地図を 7ステップで作るためのものです。書き込むワークシートをつけてあります。コピーして、紙に書いてもいい。Excel / Google Sheets でもいい。

完璧を目指さなくて構いません。8割の精度の地図でも、ベンダー会話の質は劇的に変わります。

ステップ全体像

合計 約 2時間。1日でやるか、何回かに分けるかは、現場の集中力次第です。

STEP 01業務をすべて書き出す（30分）

自社で日常的に発生する業務を、できるだけ細かく書き出します。

目標: 30〜 80行くらいになるのが普通です。10行で終わったら、まだ抜けがあります。

部門 / 担当は「営業」「経理」「製造」「自分」など、ざっくりで構いません。あとで集計しやすくするためです。

STEP 02業務を「ルーチン度」で 3群に分ける（15分）

書き出した業務を、次の 3群のどれかに分類します。

• A. 毎日・毎週やる業務（定常） — 例: メールチェック、日報、定例会議
• B. 月次・四半期でやる業務（周期） — 例: 月次レポート、給与計算、棚卸し
• C. プロジェクト単位・スポットの業務（変動） — 例: 新商品開発、年次キャンペーン、採用面接

各業務の右端に A / B / C を付けるだけです。

なぜこれをやるか: ルーチン度が高い業務（A / B）ほど、デジタル化・自動化の費用対効果が出やすいからです。C は手作業のままでも問題ないことが多い。

STEP 03業務に「人件費の量」を当てる（20分）

各業務に、月あたりの所要時間を概算で書きます。複数人でやっている業務は、合計時間で構いません。

書き方の例:

• 「メールチェック」: 自分で 1日 1時間 × 月 20営業日 = 20時間/月
• 「月次レポート」: 経理 1人 × 1日 = 8時間/月
• 「新商品開発」: チーム 3人 × 2週間 = 240時間/年 → 20時間/月

精度は不要です。「これぐらい？」で OK。

STEP 04業務に「定型度」を当てる（20分）

各業務に対して、次の質問に答えます:

「この業務は、毎回ほぼ同じ手順か？それとも毎回違う判断が要るか？」

5段階で評価:

• 5 (定型): 毎回同じ。マニュアル通り。
• 4: 9割は同じ。
• 3: 半分はパターン、半分は判断。
• 2: 毎回違うが、傾向はあります。
• 1 (非定型): 毎回ゼロから判断。

コツ: 「自分以外の人に任せられるか」を聞いてみる。

• 「マニュアル渡せば誰でもできる」→ 5 / 4
• 「人に説明するのが難しい」→ 1 / 2

STEP 05マトリクス上に配置する（15分）

縦軸に「月あたり時間」、横軸に「定型度」をとったマトリクスに、各業務を配置します。

各業務を 4つの象限のどれかに配置します:

• 象限 I (上左): 月の時間が多く、かつ定型度が高いです。→ デジタル化・自動化の最有力候補
• 象限 II (上右): 月の時間が多く、定型度が低い。→ 自動化は難しいが、AI が判断補助できる可能性
• 象限 III (下左): 月の時間が少なく、定型度が高いです。→ 今のままで OK。優先度低い
• 象限 IV (下右): 月の時間が少なく、定型度が低い。→ 属人化リスク。マニュアル化が先

STEP 06優先順位を 3つに絞る（10分）

象限 I の業務から、デジタル化・自動化に取り組む 3つを選びます。

選び方の基準:

1. 失敗しても影響が小さい業務（社内向け、ミスしても致命的でないもの）
2. やった結果がすぐ見える業務（毎日・毎週のもの）
3. 担当者が変化を歓迎している業務（嫌々やっている業務は、自動化提案も歓迎される）

STEP 07各優先業務に「次の 1歩」を書く（10分）

選んだ 3業務それぞれに対して、今月中にできる 1歩を書きます。

1歩の例:

• 「現状の手順を録画する（Loom や Zoom で）」
• 「使っているツール・データの一覧を作る」
• 「業界の同種事例を 3件探す」
• 「ベンダーを 2社、デモ依頼する」
• 「社内で 1時間、改善案を雑談する」

「導入する」は 1歩ではありません。1歩は、もっと手前です。

よくある詰まりどころと対処

このワークブックを終えたあと

3ヶ月後にもう 1度同じワークをやると、マトリクスの配置が変わっているはずです。「象限 I だと思っていたら II だった」「象限 III だったが、急に時間が増えて I に来た」など、業務の実態が見えてきます。

DX は 1回でゴールに着く類のものではありません。半年に 1度、業務地図を更新する習慣がつくと、それ自体が「DX が回っている状態」になります。

そして、AI 時代にも DX の現場でも、私たちが忘れないことがあります。AI は指示通りを最短で仕上げる道具。案が出た後、「本当にこれが優先か」「もっと良い切り口はないか」を追いかけるのは、いつも人間の仕事です。この執念、成果物に乗り移る「魂」の部分だけは、AI が速くなっても代替されません。DX が「回っている状態」の正体は、この追いかけを止めない姿勢のことだと考えています。